Wczoraj przyszli do nas we Wrocławiu na spotkanie projektant i programista, aby omówić automatyzacja procesów biurowych w naszej firmie. Dużo czasi spędzili na przyglądaniu się naszym procesom biurowym. Dokładnie analizowali wszystkie prace, które wykonują nasi pracownicy. Drukowanie kopert, przygotowywanie pism do klientów, przygotowanie ofert, dokumentów z umowami i wiele wiele innych.

Według nich można zautomatyzować ponad połowę prac wykonywanych aktualnie w naszym biurze starymi metodami. Zamiast drukować poszczególne koperty, można zlecić drukowanie kopert w nocy w zależności od przygotowanych pism, ofert i faktur. Koperty wydrukują się w nocy a rano zostaną odebrane z drukarki przez nasze pracownica biurowe.

Zaproponowali nam także automatyzację prac biurowych w oparciu o oprogramowanie www. Jest to według nich tańsza metoda, gdyż za oprogramowanie opensource nie trzeba płacić i jest bardzo dobre i stabilne. Ich oprogramowanie i tak pisane jest na zamówienie, więc mogą zrobić to jako aplikacje www. Takie rozwiązanie zapewni dostęp z każdego miejsca, darmowe rozwiązania drukowania i baz danych.

Dla nas automatyzacja okazała się być oszczędnością w kosztach i zyskaniem lepszej jakości. Nie płacimy za licencje do programów, gdyż mamy opensource. Mamy także zoptymalizowane procesy biurowe i nasi pracownicy mają więcej czasu na bardziej kreatywne prace.